Odpowiedzialność zarządu za podatki: art. 116 Ordynacji podatkowej

Kiedy zaległość spółki staje się ryzykiem członka zarządu?

Art. 116 Ordynacji podatkowej pozwala orzec o solidarnej odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe wskazanych spółek kapitałowych, gdy egzekucja z majątku spółki okazuje się w całości lub w części bezskuteczna i nie zachodzą podstawy uwolnienia od odpowiedzialności. Samo istnienie zaległości ani pismo z urzędu nie oznacza jeszcze automatycznego przeniesienia długu.

Odpowiedzialność osoby trzeciej wymaga postępowania i decyzji. Dla obrony istotne są terminy płatności podatków, okres mandatu, stan majątku oraz reakcja na niewypłacalność. To inna konstrukcja niż odpowiedzialność zarządu wobec wierzycieli spółki, choć część potrzebnych dokumentów może być wspólna.

Jakie spółki i osoby obejmuje art. 116?

Przepis dotyczy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej, w tym tych spółek w organizacji. Obejmuje także byłych członków zarządu. Zmiana składu organu albo sprzedaż udziałów nie usuwa zatem sama w sobie ryzyka związanego z okresem wcześniejszym.

Nie należy utożsamiać członka zarządu ze wspólnikiem. Samo posiadanie udziałów nie jest przesłanką odpowiedzialności na tej podstawie. Osobnych reguł mogą wymagać inne funkcje i szczególne sytuacje organizacyjne. Analiza zaczyna się więc od ustalenia, w jakim charakterze dana osoba działała, kiedy jej mandat powstał i kiedy rzeczywiście ustał. Aktualny odpis KRS nie zawsze wystarcza do odtworzenia całej historii.

Termin płatności podatku a okres pełnienia funkcji

Zasadniczo odpowiedzialność z art. 116 obejmuje zaległości z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia obowiązków członka zarządu. Ustawa przewiduje również szczególne przypadki, m.in. określone należności z art. 52 i 52a. Nie można zastąpić tej analizy prostym pytaniem, którego roku dotyczy kontrola.

Przykład: uchwała o odwołaniu została podjęta przed terminem płatności konkretnego podatku, a wpis w KRS zmieniono później. Wymaga to ustalenia skutków uchwały, nie tylko odczytania daty rejestrowej. Inaczej może wyglądać pozycja dotycząca innego podatku z wcześniejszym terminem. Zestawienie wszystkich należności według podatku, okresu, terminu płatności i kwoty pozwala uniknąć traktowania całej zaległości jako jednorodnego długu.

Co musi ustalić organ podatkowy?

Organ powinien wykazać przesłanki pozwalające na orzeczenie odpowiedzialności, w szczególności właściwy okres pełnienia funkcji oraz bezskuteczność egzekucji z majątku spółki. Bezskuteczność może być częściowa. Nie jest jednak równoznaczna z dowolnym opóźnieniem w płatności czy pojedynczą nieudaną próbą kontaktu z dłużnikiem.

W aktach znaczenie mają dokumenty egzekucyjne, informacje o majątku, rozliczenia wpłat i ustalenia dotyczące zobowiązania podatkowego. Członek zarządu powinien mieć możliwość odniesienia się do materiału używanego przeciwko niemu. Samo powołanie numeru wcześniejszej decyzji nie wyjaśnia jeszcze wszystkich elementów jego osobistej odpowiedzialności. Równolegle należy przygotować dowody przesłanek obrony, zamiast oczekiwać, że organ sam odtworzy korzystne dla strony okoliczności.

Terminowy wniosek upadłościowy i restrukturyzacja

Jedną z podstaw uwolnienia jest wykazanie, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości. Art. 116 uwzględnia też otwarcie w tym czasie postępowania restrukturyzacyjnego albo zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu. Poszczególne zdarzenia trzeba rozróżniać: samo przygotowanie wniosku, negocjacje lub obwieszczenie w PZU nie są tym samym co wskazane rozstrzygnięcie.

Ustalenie właściwego czasu wymaga analizy stanu finansów, a nie tylko daty wszczęcia kontroli. Podstawowe znaczenie mają art. 11 i 21 Prawa upadłościowego, w tym obowiązek zgłoszenia wniosku zasadniczo w ciągu 30 dni od powstania podstawy upadłości. Poradnik kiedy firma jest niewypłacalna wyjaśnia, dlaczego ocena nie ogranicza się do rocznego wyniku księgowego.

Brak winy nie oznacza nieznajomości księgowości

Członek zarządu może wykazywać, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy. To wymaga konkretnych okoliczności i dowodów. Nie wystarcza zwykle ogólne przekonanie, że podatkami zajmował się księgowy, dyrektor finansowy albo inny członek zarządu.

Ocenie podlegają rzeczywisty dostęp do informacji, przeszkody w działaniu, czas ich trwania i reakcja na sygnały problemów. Pomocne mogą być żądania udostępnienia dokumentów, raporty kierowane do organu, protokoły oraz korespondencja dotycząca sytuacji finansowej. Dowody powinny opisywać zachowanie danej osoby w istotnym okresie. Późniejsza rezygnacja albo oświadczenie wspólników o braku zastrzeżeń do zarządu nie zastępują ustawowej przesłanki.

Brak winy należy przy tym oceniać z uwzględnieniem standardu należytej staranności wynikającego z wyroku Genzyński, opisanego poniżej. Obrona powinna pokazywać, jakie racjonalne środki członek zarządu rzeczywiście podjął i jakie miał możliwości w konkretnych okolicznościach.

Wskazanie majątku spółki: musi pozwalać na realne zaspokojenie

Odrębna możliwość obrony polega na wskazaniu mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych w znacznej części. Wartość tej podstawy obrony zależy od realnej dostępności aktywów dla egzekucji.

Przy wierzytelności wobec kontrahenta znaczenie mają dokumenty jej istnienia, wymagalność, sporność oraz wypłacalność dłużnika. Przy nieruchomości istotne są własność, obciążenia i realna wartość dostępna wierzycielom. Przykładowo roszczenie o wysokiej wartości nominalnej, kwestionowane przez niewypłacalną firmę, nie odpowiada automatycznie przesłance ustawowej. Wskazanie powinno być na tyle konkretne, by organ mógł ocenić rzeczywistą możliwość egzekucji, a nie dopiero poszukiwać nieokreślonych aktywów.

Dlaczego obrona z art. 299 KSH nie wystarcza?

W art. 299 KSH występuje przesłanka braku szkody wierzyciela mimo określonych zaniechań. Art. 116 Ordynacji podatkowej nie zawiera jej jako ogólnej, samodzielnej podstawy zwolnienia. Argument, że urząd i tak nie odzyskałby pieniędzy w terminowej upadłości, nie może zatem automatycznie zastąpić warunków przewidzianych dla odpowiedzialności podatkowej.

Różnią się także tryb postępowania i reguły dotyczące terminów. Dokumenty zgromadzone do obrony w sprawie z art. 299 KSH mogą być użyteczne, ale wymagają ponownego przyporządkowania do właściwych przesłanek. Skopiowanie pisma z procesu cywilnego do sprawy podatkowej grozi pominięciem argumentu o majątku spółki, okresie odpowiedzialności albo prawie do udziału w postępowaniu.

Prawo do obrony w sprawie zaległości VAT

Wyrok TSUE z 27 lutego 2025 r., C-277/24, Adjak, wymaga zapewnienia osobie objętej postępowaniem o solidarną odpowiedzialność za VAT realnej możliwości kwestionowania ustaleń faktycznych i kwalifikacji prawnych dotyczących podatku spółki. Towarzyszy temu dostęp do akt potrzebnych do obrony, z poszanowaniem praw innych osób.

Wyrok z 16 lipca 2026 r., C-158/25, dotyczący sprawy luksemburskiej, rozwija ten standard na etapie kontroli sądowej. Osoba obciążona odpowiedzialnością powinna móc w swojej sprawie podważyć istotne dla obrony ustalenia stanowiące podstawę wymiaru VAT, nawet gdy decyzja wobec spółki jest już ostateczna. Obejmuje to również relewantne naruszenia jej praw podstawowych. Jest to kontrola na potrzeby własnej odpowiedzialności, a nie automatyczne uchylenie decyzji podatkowej spółki.

Praktyczny zarzut powinien wskazywać konkretną transakcję, kwotę, dokument lub naruszenie i wyjaśniać jego znaczenie. Samo powołanie sygnatury wyroku ma mniejszą wartość niż wykazanie, które ustalenie organu wymaga ponownej oceny.

Genzyński: należyta staranność i jeden wierzyciel

W wyroku z 30 kwietnia 2025 r., C-278/24, Genzyński, TSUE dopuścił krajowy model odpowiedzialności pod warunkiem zapewnienia rzeczywistej możliwości wykazania braku winy przez powołanie się na dochowanie należytej staranności w prowadzeniu spraw spółki. Ocena powinna dotyczyć zachowania konkretnej osoby i środków, które pozostawały w jej mocy.

Jednocześnie sam fakt, że jedynym wierzycielem spółki był Skarb Państwa, nie wystarcza do uwolnienia od odpowiedzialności. W dokumentacji znaczenie mają nadzór nad rozliczeniami, reakcja na nieprawidłowości, dostęp do danych i podejmowane działania. Tezy wyroku służą wykładni obowiązującego prawa; nie trzeba czekać na projektowaną nowelizację, aby podnosić wynikające z nich argumenty.

Interpretacja ogólna MF: także poza VAT

Minister Finansów i Gospodarki wydał 29 sierpnia 2025 r. interpretację ogólną DTS2.8012.5.2025 dotyczącą stosowania art. 116 po wyrokach Adjak i Genzyński. Wyjaśnia w niej prawo do podnoszenia zarzutów, dostęp do akt oraz ocenę braku winy. MF wskazuje, że przedstawiona wykładnia art. 116 dotyczy wszystkich podatków, a nie wyłącznie VAT.

Interpretacja zawiera zarazem ograniczenia związane m.in. z wcześniejszą faktyczną możliwością podnoszenia zarzutów i zakresem potrzebnego dostępu do dokumentów. Jej treść należy czytać w świetle prawa unijnego oraz późniejszego wyroku C-158/25. Interpretacja nie zastępuje ustawy ani nie ogranicza uprawnień wynikających z prawa UE. Przy odmowie udostępnienia akt lub rozpatrzenia zarzutu istotne są uzasadnienie organu i znaczenie odmowy dla skutecznej obrony.

Projekt UC138 a przepisy stosowane w konkretnej sprawie

Według wykazu prac Rady Ministrów dostępnego przy aktualizacji 7 października 2026 r. UC138 jest projektem dostosowującym zasady odpowiedzialności do orzecznictwa TSUE. Wykaz wskazuje planowane przyjęcie przez RM w III/IV kwartale 2026 r. Kierunki prac obejmują prawo kwestionowania ustaleń dotyczących podatku spółki, dostęp do akt oraz zasady przypisywania odpowiedzialności osobom prowadzącym jej sprawy.

Informacja o projekcie nie jest podstawą do stosowania projektowanych przepisów, w tym opisywanego w debacie terminu siedmioletniego. Omówione poniżej terminy wynikają z dostępnego tekstu ujednoliconego Ordynacji podatkowej, a nie z założeń UC138. Dla konkretnej sprawy decydują ogłoszona ustawa, data wejścia w życie i przepisy przejściowe. Przy korzystaniu z poradnika po dacie aktualizacji wymagają one ponownej kontroli.

Terminy i dokumenty wymagające osobnej kontroli

Art. 118 Ordynacji podatkowej przewiduje co do zasady pięcioletni termin na wydanie decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej, liczony od końca roku, w którym powstała zaległość. Odrębny trzyletni termin przedawnienia zobowiązania wynikającego z takiej decyzji liczy się od końca roku jej doręczenia, przy uwzględnieniu właściwych przepisów o biegu terminu. To nie jest jedna prosta zasada „po pięciu latach sprawa znika”.

Do pierwszej oceny potrzebne są:

1. Pisma organu, decyzje i dowody ich doręczenia.
2. Zestawienie podatków, terminów płatności i rozliczonych wpłat.
3. Dokumenty powołania, odwołania lub rezygnacji.
4. Materiały egzekucyjne oraz informacje o majątku spółki.
5. Dane finansowe i pisma dotyczące upadłości lub restrukturyzacji.

Terminu wniesienia środka zaskarżenia nie zastępuje termin przedawnienia. W pierwszej kolejności znaczenie ma pouczenie w doręczonym piśmie.

Podstawa prawna

Podstawę stanowią art. 107, 108, 116 i 118 Ordynacji podatkowej oraz art. 11 i 21 Prawa upadłościowego. Uwzględniono wyroki TSUE: z 27 lutego 2025 r., C-277/24, Adjak; z 30 kwietnia 2025 r., C-278/24, Genzyński; z 16 lipca 2026 r., C-158/25, oraz interpretację ogólną MF z 29 sierpnia 2025 r., DTS2.8012.5.2025. UC138 omówiono jako projekt, odrębnie od podstaw obowiązującej odpowiedzialności.

Odpowiedzialność za podatki — najważniejsze wnioski

W sprawie podatkowej trzeba rozdzielić zobowiązanie spółki od podstaw osobistej odpowiedzialności członka zarządu. Kluczowe są daty, rzeczywiste możliwości egzekucji i dowody przesłanek obrony. Rozmowy z urzędem o spłacie nie zastępują tej analizy.

Zasady spłaty samej spółki opisuje poradnik restrukturyzacja a ZUS i urząd skarbowy. Gdy postępowanie dotyczy już członka zarządu, kontakt z kancelarią pozwala ustalić zakres dokumentów oraz pilne terminy, bez zakładania, że rozwiązanie problemów spółki automatycznie zamknie jego sprawę.

Najczęściej zadawane pytania

Czy prezes odpowiada za podatki automatycznie po powstaniu zaległości?

Nie. Odpowiedzialność osoby trzeciej wymaga spełnienia ustawowych przesłanek, przeprowadzenia postępowania i wydania decyzji. Sama zaległość spółki nie wystarcza.

Czy były członek zarządu może otrzymać decyzję?

Tak. Art. 116 obejmuje również byłych członków zarządu. Trzeba jednak zbadać okres pełnienia obowiązków oraz terminy płatności należności objętych odpowiedzialnością.

Czy brak szkody urzędu jest taką samą obroną jak w art. 299 KSH?

Nie. Art. 116 nie przewiduje ogólnej samodzielnej przesłanki braku szkody. Argumenty trzeba powiązać z podstawami obrony właściwymi dla odpowiedzialności podatkowej.

Czy wystarczy wskazać niezapłaconą fakturę należną spółce?

Nie zawsze. Wskazane mienie ma umożliwiać zaspokojenie zaległości w znacznej części. Liczą się m.in. istnienie i ściągalność wierzytelności oraz realna sytuacja dłużnika.

Co zmieniają wyroki Adjak, Genzyński i C-158/25?

Wzmacniają skuteczną obronę: kwestionowanie podstaw podatku spółki, dostęp do akt i indywidualną ocenę należytej staranności. Nie oznaczają automatycznego zniesienia odpowiedzialności członków zarządu.

Czy po pięciu latach urząd zawsze traci możliwość dochodzenia zapłaty?

Nie jest to jedna reguła. Osobno bada się termin wydania decyzji, przedawnienie zobowiązania z decyzji i zdarzenia wpływające na bieg właściwych terminów.